KUFUは、10月17日よりクラウド労務ソフト「SmartHR」において、PCやスマホで年末調整ができる「ペーパーレス年末調整機能」を公開した。
従業員はスマホからわかりやすい質問に答えていくだけで過剰に納めた所得税の還付を受けることが可能となる。また、人事労務担当者も、従業員から書類の書き方について質問や入力漏れもなくなり、書類の配布や回収、内容確認やデータ化に要する時間やコストを大幅に短縮することが可能。
■ 構想5年、「ペーパーレス年末調整機能」開発の背景
年末調整は、人事労務担当者にとって、限られた期間に全従業員の税額の調整をしなければならない大変な負荷とコストのかかる作業だ。
SmartHRの開発責任者副島氏は、KUFUに入社するまで、さまざまな規模・業種の企業で人事労務の経験があり、毎年、年末調整業務の煩わしさに悩まされていた。
副島が過去に、従業員1,300名規模の飲食チェーン系企業で実際に行った年末調整作業と、SmartHRで年末調整作業を行った場合を比較すると次のようになる。
【従業員1,300名、73店舗をもつ飲食チェーン系企業が年末調整をアウトソースした場合】
１．時間
→ 一人あたり20分、全従業員で18日分の時間短縮が可能に
従業員が手書きで年末調整をした場合 1,300名 ×30分 ≒27日
従業員がSmartHRで年末調整をした場合 1,300名 ×10分 ≒9日
２．費用
→ 1社で約140万円の費用削減が可能に
（アウトソース費用）1,000円 /人×1,300人 ＝130万
（書類送付代）1,500円 × 73店舗 ＝10万9,500円
SmartHRの場合、0円～
「ペーパーレス年末調整機能」の利用による追加料金は発生しない。
必要なのは月額0円から利用できるSmartHRの月額利用料金のみとなっている。
また、 税務署に申請すれば書類の提出を省略することができ、書類の送付が完全に不要となる。
３．書類の量
→ 1社でA4コピー用紙 約4,000枚分のペーパーレスが可能に
（準備する書類）3種類 × 1,300枚＝3,900枚
SmartHRの場合、0円
税務署に申請すれば書類の提出を省略することも可能
■「ペーパーレス年末調整機能」の詳細
（１）従業員向け機能
・人事労務担当者からSmartHRの年末調整入力依頼画面に招待されます。あとは画面表示に従って進めていくだけなので、手書きよりカンタンに年末調整を行うことが可能。
・Windows、Macともに対応していることはもちろん、スマホにも対応。
・入力は質問に回答する形式です。わかりにくい言葉には説明が表示されるなど、スムーズに進めることができる。
・入力漏れや入力ミスもなくなり、年末調整に関する知識がなくても、損することなく過剰に納めた所得税の還付を受けることが可能となる。
（２）人事労務担当者向け機能
・年末調整の入力依頼画面より、従業員を招待することができ、書類配布の時間を短縮することが可能となる。
・従業員が入力したデータをCSVファイルでエクスポートできるので、年末調整に必要な情報のデータ化作業を大幅に削減することができる。
・従業員は、SmartHRの画面に表示される質問に回答する形式になっています。これにより、従業員から書き方の質問や入力漏れがなくなり、確認に要する時間を大幅に短縮することができる。
・国税庁が定める「源泉徴収に関する申告書に記載すべき事項の電磁的方法による提供の承認申請書」を税務署に提出すれば、従業員による押印・書類での提出も省略が可能。
「SmartHR」とは
「SmartHR」は企業が行う社会保険・雇用保険の手続きの自動化を目指すクラウド労務ソフト。従業員情報を入力するだけで必要書類を自動作成し、総務省が提供するe-Gov APIと連携し、Web上から役所への申請も可能。また、マイナンバーの収集・管理や、Web給与明細にも対応しており、煩雑で時間のかかる労務手続き・労務管理から経営者や人事担当者を解放を目指す。正式版公開から11ヶ月で、2,000社を越える企業が登録しています。
クラウド労務ソフト「SmartHR」 https://smarthr.jp/
